Политика за защита на личните данни

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ НА „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, ЕИК 200594897

I. Дефиниции

1. „Лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („СУБЕКТ НА ЛИЧНИ ДАННИ“) физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице. 2. „Обработване на лични данни“ означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване. 3. „Политика за защита на личните данни“ (по-долу за краткост „Политиката“), за целите на този документ, представляват правилата за защита на личните данни, които правила са съобразени с РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни ( по-долу за краткост „Регламента“) и се прилагат от „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД. 4. „Регистър с лични данни“ означава всеки структуриран набор от лични данни, достъпът до които се осъществява съгласно определени критерии, независимо дали е централизиран, децентрализиран или разпределен съгласно функционален или географски принцип; 5. „Получател“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването; 6. „Администратор“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на Съюза или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка; 7. „Лица за контакт“ - физически лица – управители / изпълнителни директори / представители на юридически лица - клиенти / контрагенти на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД. 8. „Служители на Дружеството“ - физически лица, наети на работа в „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, сключили граждански или трудов договор със същото Дружество.

II. ИНФОРМАЦИЯ за „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД

1. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, ЕИК 200594897, със седалище и адрес на управление: гр. София, бул. „Черни връх“ 1, ет. 9 (по-долу „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ „Дружеството“), е дружество, регистрирано в Република България, което е администратор и получател на лични данни.

2. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва предоставените му лични данни законосъобразно и добросъвестно и по прозрачен начин по отношение на субекта на данните в съответствие с принципите и изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (по-долу „Регламента“).

III. КАТЕГОРИИ ЛИЧНИ ДАННИ

1. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва минимален обем „обикновени“ лични данни на физическите лица – представители / лица за контакт на юридическите лица – клиенти / контрагенти, а именно: име и фамилия.

2. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва следните „обикновени“ лични данни на лицата, наети на работа по трудов договор при „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, а именно: три имена, ЕГН, дата на раждане, адрес, номер на документ за самоличност.

3. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва и следните данни: служебен адрес, служебен телефон, служебен имейл адрес (адрес на електронна поща) на представителите / лицата за контакт с юридическите лица; фирми на юридическите лица – клиенти / контрагенти, единен идентификационен код, седалища и адреси на управление, техни имейл адреси.

4. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД не обработва специални категории лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, биометрични данни за целите единствено на идентифицирането на физическо лице, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице.

IV. ЦЕЛИ НА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

1. В зависимост от субекта на лични данни, „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва последните за следните цели:

1.1. данните на представителите / лицата за контакт с юридическите лица – клиенти / контрагенти се обработват с цел:
- изпълняване на сключените договори между „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, от една страна, и юридическите лица – клиенти / контрагенти, от друга.
- изпълняване на възложени от страна на юридическите лица – клиенти / контрагенти поръчки.

1.2. данните на служителите на дружеството се обработват с цел изпълняване на законовите задължения на Дружеството, като работодател по трудови правоотношения.

V. СРОК НА ОБРАБОТВАНЕ

1. Срок за обработване на личните данни на лицата за контакт и отговорните лица

„АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва личните данни на представителите / лицата за контакт с юридическите лица – клиенти / контрагенти за периода както следва:
- начален момент - от датата, на която същите са заявили, че представляваното от тях юридическо лице желае да използва услугите на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, като са изпратили съобщение по имейл, свързали са се с „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД по телефона или са се явили в офиса на дружеството и са предоставили личните си данни и данните на представляваното от тях юридическо лице на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, и / или са сключили от името на представляваното от тях дружество договор с „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД. - краен момент – до датата, на която юридическото лице е заявило заличаване / промяна на представителите / лицата за контакт, но не по-дълго от 3 години, считано от датата на предоставяне на данните.

2. Срок за обработване на личните данни на служители

2.1. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва личните данни на служителите си в изпълнение на законовите си задължения да разработва и съхранява трудово досие на всеки служител, в което съхранява всички документи, свързани с възникване, изменение и прекратяване на трудовото правоотношение.

2.2. След прекратяване на трудовото правоотношение „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД съхранява документите от трудовото досие, с изключение на ведомостите за заплати, за срок от 3 години.

2.3. Ведомостите за заплати се съхраняват за срок от 50 г. по реда предвиден в Закона за Националния архивен фонд.

2.4. След изтичането на срока за съхранението на документите, които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, същите се унищожават.

VI. НАЧИН НА ОБРАБОТВАНЕ

1. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД съхранява документите, съдържащи лични данни, на технически (електронен) и хартиен носител както следва:
- договорите, сключени с юридически лица се съхраняват на хартиен носител за времето на тяхното действие, като след прекратяване на същите договори, независимо от основанието, същите се унищожават.
- трудовите договори, сключени със служители се съхраняват на хартиен и електронен носител за срока по т. V, 2 от тази Политика.

2. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД поддържа регистър, в който регистър се отразява следната информация: име на юридическо лице ( по-долу „ЮЛ“) – клиент / контрагент, единен идентификационен код на ЮЛ, две имена на представителите, адрес на ЮЛ, две имена на физическо лице за контакт, служебен телефон на лицето за контакт, служебен адрес на лицето за контакт, служебен имейл на лицето за контакт, както и основанието, на което същите данни са предоставени – договор или възлагане на поръчка.

VII. ОСНОВАНИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ

1. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва данните на представителите / лицата за контакт с юридическите лица – клиенти / контрагенти във връзка с изпълнението на договорите, сключени между „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД и съответното юридическо лице, респ. изпълнение на възложената работа.

2. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва данните на представителите / лицата за контакт с юридическите лица – клиенти / контрагенти с оглед защитата на легитимните интереси на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД.

3. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва данните на своите служители на основание сключени с тях трудови договори.

VIII. ДОСТЪП ДО ЛИЧНИ ДАННИ

1. Право на достъп до личните данни на представителите / лицата за контакт с юридическите лица – клиенти / контрагенти имат служителите и представителите на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД при спазване на всички правила за защита и конфиденциалност, както и трети лица в предвидените в закон случаи.

2. Личните данни на служителите на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, наети на трудови договори могат да бъдат разкрити на следните трети – лица – счетоводна фирма, водеща счетоводството на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД за целите на счетоводната дейност, на IT фирма за поддръжка, на компетентните държавни органи в случаите, установени в българското законодателство и в правото на Европейския съюз.

IX. Права на СУБЕКТИТЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

1. Субектът на лични данни има право да получи от „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните и информация относно:
- целите на обработване;
- какви категории лични данни се обработват;
- получатели, пред които данните ще бъдат разкрити;
- срока за съхранение или критерии на определението му;
- правото да иска коригиране;
- право да иска изтриване на личните данни;
- правото да иска ограничаване на обработването на личните си данни;
- право на преносимост на данните;
- правото да възрази срещу такова обработване;
- правото на жалба до Комисията за защита на личните данни;
- лицето, което е предоставило данните (това право касае само лицата за контакт, посочени от юридическото лице).

2. ПРАВО НА КОРИГИРАНЕ Субектът на лични данни има право да поиска от „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД да коригира данните му, както и да иска попълване на непълните лични данни.

3. ПРАВО НА ИЗТРИВАНЕ

3.1. Субектът на лични данни има право да поиска от „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД да изтрие свързаните с него лични данни.

3.2. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД изтрива свързаните със субекта лични данни по негово искане когато: - личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или са обработвани по друг начин; - субектът на данните оттегля своето съгласие, в случаите когато основанието за обработване на данните е само и единствено това съгласие и няма друго основание за тяхното обработване; - личните данни са били обработвани незаконосъобразно; - личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение по правото на Съюза или правото на държава членка, което се прилага спрямо администратора;

3.3. Когато субектът е поискал изтриване, „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, предприема всички необходими мерки, за да уведоми администраторите, обработващи личните данни, че субектът на данните е поискал изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на тези лични данни.

4. ПРАВО НА ОГРАНИЧАВАНЕ НА ОБРАБОТВАНЕТО

4.1. Субектът на данните има право да изиска от „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД ограничаване на обработването, когато е налице една от следните хипотези:
a) точността на личните данни се оспорва от субекта на данните, за срок, който позволява на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД да провери точността на личните данни;
б) обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им;
в) „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
г) субектът на данните е възразил срещу обработването съгласно член 21, параграф 1 от Регламента в очакване на проверка дали законните основания на администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данните.

4.2. В случаите на ограничаване на обработването, личните данни се обработват, с изключение на тяхното съхранение, само със съгласието на субекта на данните или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес за Съюза или държава членка.

4.3. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД информира субекта, поискал ограничаването преди отмяната на същото ограничаване на обработването.

5. ПРАВО НА ПРЕНОСИМОСТ НА ДАННИТЕ

5.1. Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на администратор, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има правото да прехвърли тези данни на друг администратор без възпрепятстване от администратора, на когото личните данни са предоставени, в случите когато: - обработването е основано на съгласие или на договорно задължение и - обработването се извършва по автоматизиран начин.

5.2. Когато упражнява правото си на преносимост на данните, субектът на данните има право да получи пряко прехвърляне на личните данни от един администратор към друг, когато това е технически осъществимо.

6. ПРАВО НА ВЪЗРАЖЕНИЕ СРЕЩУ ОБРАБОТВАНЕТО

6.1. В случаите, в които „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД обработва лични данни на основание чл. 6, пар. 1, б. „е“, а именно; за целите на легитимните си интереси на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД или на трета страна, субектът на данните има право на възражение срещу обработването на лични данни, отнасящи се до него.

6.2. В този случай „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД прекратява обработването освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

6.3. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД уведомява Потребителя, че уеб страницата www.ipc.bg НЕ ИЗПОЛЗВА „Бисквитки“.

X. НАЧИН НА УПРАЖНЯВАНЕ НА ПРАВАТА

1. Субектът на лични данни отправя своите искания, запитвания и възражения до „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД на имейл ofiice@ipc.bg

2. Исканията / запитванията / възраженията на субекта на данни могат да се отправят писмено до „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД на посочения адрес за контакт: гр. София, бул. „Черни връх“ № 1, ет. 9.

3. Исканията / запитванията / възраженията могат да бъдат отправени и по електронен път на имейл ofiice@ipc.bg

4. Исканията / запитванията / възраженията се отправят лично от физическото лице или от изрично упълномощено от него лице чрез нотариално заверено пълномощно.

5. Исканията / запитванията / възраженията съдържат: име, адрес и други данни за идентифициране на съответното физическо лице; описание на искането; предпочитана форма за предоставяне на информацията писмено, устно, по електронен път; подпис, дата на подаване на заявлението и адрес за кореспонденция / имейл за кореспонденция.

6. При подаване на заявление от упълномощено лице към заявлението се прилага и нотариално завереното пълномощно.

7. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД се произнася по исканията, запитванията и възраженията на субектите на лични данни в срок до 1 /един/ месец, считано от получаването на искането, и в същия срок уведомява субекта за резултата, като изпраща съобщение по имейла за контакт, посочен от субекта на данни.

8. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД предоставя поисканата от субекта информация писмено, устно или по електронен път със съобщение по имейл, в зависимост от изрично посочения от субекта начин.

9. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработване на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това.

10. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД предоставя исканата информация на субекта на данните безплатно.

11. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД има право да изиска заплащането на такса от страна на субекта на данните или да откаже да предприеме действия по искането когато исканията на субект за явно неоснователни или прекомерни поради своята повторяемост.

12. Когато „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД има основателни опасения във връзка със самоличността на физическото лице, което подава искане, може да поиска предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на субекта на данните.

13. За исканията / запитванията / възраженията „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД води нарочен регистър, в който се отбелязва накратко какво е съдържанието на искането / запитването / възражението, кой е субектът, който го отправя, дата на получаване на исканията / запитванията / възраженията, дата на произнасяне по последните от страна на „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД, дата на уведомяване, кратко изложение на съдържанието на произнасянето.

14. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД уведомява, че поддържаният от него уеб сайт – www.ipc.bg може да съдържа връзки към уебсайтове, собственост на трети страни. Тези уебсайтове имат собствени политики за защита на личните данни, с които „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД препоръчва на субектите да се запознаят. „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД не носи отговорност, свързана с политиките за защита на личните данни на тези уебсайтове и ползването на такива сайтове е на риск на субекта.

15. Всяка година „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД провежда периодичен преглед относно необходимостта от обработване на личните данни, съответно относно необходимостта от тяхното заличаване.

16. Потребителят може да се свърже с „АЙ ПИ СИ ПАРТНЕРС“ ООД чрез следния имейл (електронна поща): ofiice@ipc.bg

XI. Заключителни разпоредби

За неуредените от тази Политика случаи се прилагат разпоредбите на Регламента и българското законодателство.